Jahresabrechnungen barrierefrei versenden

Welche rechtlichen Vorgaben gelten bezüglich digitaler Barrierefreiheit für Stadtwerke? Das ist eine Frage, mit der sich die Agentur Heumann als Beratungs- und Lösungspartner für Stadtwerke bereits ausführlich beschäftigt hat. Darüber hinaus stehen innovative Lösungen im Fokus der Recherche, mit denen Stadtwerke die Herausforderung der Barrierefreiheit effizient bewältigen können.

Fest steht, dass individuell erzeugte Massendokumente wie Jahresverbrauchsabrechnungen laut gesetzlicher Vorgabe so strukturiert sein müssen, dass Screenreader sie auslesen können. Dafür müssen sie semantisch ausgezeichnet werden und eine korrekte Überschriftenhierarchie besitzen. Die Tabellen des Dokuments müssen logisch aufgebaut und Navigationsstrukturen wie Lesezeichen oder Tags konsistent angelegt sein, um nur einige Anforderungen zu nennen.

Die Verantwortung liegt nicht beim „letzten Klick“ in der Fachabteilung

Um zehntausende Dokumente zu strukturieren und somit barrierefrei und fit für die Versendung zu machen, sollte die Logik bereits in einem standardisierten, wiederholbaren technischen Prozess in den Templates und der Ausgabestrecke verankert sein – nicht erst bei der Einzelprüfung vor dem Versand. Denn dann ist der Aufwand immens und das Chaos vorprogrammiert.

Lösungen für die Massengenerierung – Beispiel NAGIX

Für die automatisierte Erstellung großer Mengen barrierefreier Dokumente gibt es inzwischen Lösungen, die bestehende Output-Strecken gleichsam um eine „Barrierefreiheits-Ebene“ erweitern. Allerdings ist die technologische Entwicklung dynamisch, sodass es für Mitarbeiter der Stadtwerke im Tagesgeschäft nicht so einfach ist, den Überblick zu behalten, welche Lösungen am Markt konkurrieren und welche sich bereits in der Praxis bewährt haben. Während der Recherche tauchte immer wieder der Name NAGIX auf. NAGIX ist darauf ausgelegt, große Mengen von Dokumenten automatisiert in vollständig barrierefreie, WCAG- und PDF/UA-konforme Dateien zu überführen.

Dabei gruppiert das System die Dokumente eines Unternehmens zunächst in sogenannte „Familien“ (z. B. Abrechnungstypen, Serienbriefe) und versieht die Mastervorlagen mit für die Gruppe typischen semantischen Tags wie Überschriften, Textblöcken sowie Tabellen- und Bildbeschreibungen. Alle später erzeugten Dokumente der „Familie“ werden automatisch mit den hinterlegten Barrierefreiheits-Tags angereichert – inklusive Unterstützung mehrerer Sprachen und KI-basierter Bilderkennung für Alternativtexte.

Die Einschätzung eines Experten für barrierefreie PDFs und Software-Qualitätssicherung

Um eine fachmännische Einschätzung und einen Überblick über aktuelle Anbieter und Lösungen zu bekommen, haben wir mit Michael Nissenbaum, Geschäftsführer der TWIN CUBES GmbH, gesprochen. Als zertifizierter Berater beschäftigt er sich seit Jahren mit Lösungen für die digitale Barrierefreiheit und berät namhafte Organisationen aus dem öffentlichen Sektor sowie der Privatwirtschaft.

Welche Tools zur Massengenerierung PDF/UA-konformer Dokumente sollte man im Auge behalten?

Michael Nissenbaum: Das sind im Wesentlichen NAGIX, CommonLook Velocity, PDFix.

Welche hat sich aus Ihrer Sicht bisher nachhaltig in der Praxis bewährt?

Michael Nissenbaum: NAGIX der Firma Consist.

Wie kommen Sie zu dieser Einschätzung?

Michael Nissenbaum: Nach langer Recherche und vielen Proof of Concepts verschiedenster Lösungen sind wir zum Schluss gekommen, dass NAGIX im Moment die optimale Lösung hinsichtlich Effizienz und Bedienbarkeit ist. Die Lösung erlaubt technisch nicht versierten Menschen, einfache Templates zu erstellen, um daraus barrierefreie PDF-Dokumente generieren zu lassen.

Gibt es Best Cases von Unternehmen?

Michael Nissenbaum: Nach erfolgreichem Proof of Concept wird die NAGIX-Lösung momentan von uns bei einem großen Energieversorger in Deutschland implementiert, mit dem Ziel, verschiedenste Projekte und Fachbereiche mit barrierefreien Dokumenten zu versorgen.

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